Adjoint·e à la direction générale

CE QUE NOUS OFFRONS

• Rémunération compétitive 
• 6 journées mobiles annuelles
• Assurances collectives payées à 50 % après 3 mois et accès au Programme d’Aide aux Employés et aux familles (PAE) dès le jour 1
• Accès au fond de solidarité FTQ dès le jour 1
• Remboursement à 50 % des frais de transport en commun
• Cafétéria sur place et collations santé gratuites

QUART DE TRAVAIL

Poste permanent, temps plein, lundi au vendredi.

MISSION

Le Complexe chirurgical CMC (CC-CMC) s’adresse à une patientèle privée. Sa priorité consiste à assurer un haut niveau de qualité de soins et de services tout en répondant aux standards les plus élevés en matière de continuité des services de santé et de sécurité. Ses activités sont principalement les chirurgies d’affirmation de genre, mais aussi des chirurgies esthétiques électives et reconstructives, des chirurgies bariatriques par laparoscopie, des chirurgies urologiques et des chirurgies oto-rhino-laryngologiques. De plus, le CC-CMC offre les soins requis par les chirurgies grâce à sa clinique pré et postopératoire, ses unités de soins et son personnel compétent à l’écoute des besoins de la patientèle.

DESCRIPTION GÉNÉRALE DU POSTE

Sous l'autorité de la direction générale, le·la titulaire du poste occupe un rôle de soutien administratif de haut niveau, où iel assiste la direction générale dans divers aspects de ses responsabilités. Iel joue un rôle clé dans le soutien aux membres de la direction et collabore étroitement avec celleux-ci pour assurer la gestion efficace et cohérente des objectifs stratégiques, conformément aux priorités de notre patientèle ainsi qu'à notre mission, notre philosophie et notre culture organisationnelle.

DESCRIPTION DÉTAILLÉE

Général:

• Être responsable de la gestion de l’emploi du temps de son·sa supérieur·e, en coordonnant son agenda, planifiant les réunions, les rendez-vous et les déplacements. Iel doit s'assurer que le calendrier est organisé de manière efficace et ponctuelle;
• Coordonner et organiser les réunions de la direction générale et médicale, incluant la préparation des ordres du jour, la prise de notes lors des réunions, la gestion des invitations et la coordination des suivis nécessaires après les réunions;
• Tenir à jour le calendrier annuel des comités ainsi que l’organigramme de ses membres;
• Tenir à jour les réservations de la salle de conférence;
• Être le point de contact entre la direction générale et d'autres membres du personnel, les partenaires externes ou d'autres parties prenantes;
• Mettre en place et maintenir un système de communication efficace entre la direction générale et les chefs d’équipe, afin d’assurer une circulation fluide et transparente de l’information;
• Agir comme représentant·e et porte-parole de la direction générale auprès des équipes et partenaires internes;
• Accompagner et soutenir la direction générale dans l’organisation et la structuration des processus;
• Effectuer les communications auprès médecins;
• Être responsable de filtrer et de prioriser les communications (appels téléphoniques, courriels, correspondance) destinées à son·sa supérieur·e, et en répondant en son nom lorsque nécessaire, en s'assurant que les messages importants lui parviennent;
• Tenir à jour l’échéancier des projets et objectifs annuels de l’organisation;
• Peut être impliqué·e dans la gestion ou le soutien de projets spéciaux, nécessitant des compétences en coordination et en gestion du temps;
• S’assurer de faire des suivis à son·sa supérieur·e des dossiers et mandats sous sa responsabilité et l’assister dans la gestion courante des opérations;
• À la demande de la direction générale, être responsable de préparer et de soumettre certains rapports, en plus d’assurer un contrôle et un suivi rigoureux de ces dossiers. Tenir à jour les dossiers administratifs, statistiques ou données nécessaires à la préparation de rapports (professionnels, administratifs ou financiers) demandés par son·sa supérieur·e;
• Participer à la coordination des activités professionnelles et être responsable de la logistique et du matériel de certains événements lorsque demandé;
• Participer activement au maintien à jour du système de classement informatique de la direction générale, guider et soutenir les membres de la direction;
• Collaborer à la révision et à la rédaction de protocoles, politiques, procédures, manuels et autres outils de la direction pour assurer la qualité et la continuité des soins et services ainsi que le maintien de l’excellence des services de l’organisation;
• Tenir à jour le fichier Excel des politiques et procédures de l'organisation;
• Participer à la rédaction et réviser les communications internes et externes;
• Réviser le journal interne hebdomadaire et l’approuver avant sa diffusion;
• Mettre à jour la liste des ressources internes;
• Effectuer la rédaction de texte, la traduction, la correction et la mise en page de divers documents;
• Gèrer les absences administratives dans Agendrix;
• Participer aux réunions et formations planifiées par la direction générale, lorsque requis;
• Agir en tant que soutien pour le traitement des insatisfactions (cas particuliers) et des plaintes (CIUSSS);
• Agir en tant que soutien pour le Dr Brassard concernant les dossiers CMQ, ACPM, etc.;
• Agir en tant que soutien pour les sujets portant sur la Loi 25 et l’OQLF;
• S’assurer du maintien du caractère confidentiel des dossiers et collaborer à l’application du respect du code d’éthique et de l’engagement à la confidentialité dans l’organisation;
• Développer une bonne connaissance de l’organisation et soutenir ainsi la mission, les valeurs, la philosophie et les objectifs de l’organisation;
• S'assurer que les informations critiques et les décisions prises au niveau de la direction générale sont efficacement communiquées aux directeur·rices, facilitant ainsi une compréhension claire et une action coordonnée;
• Servir de canal principal pour la rétroaction venant des directeur·rices vers la direction générale, permettant une rétroaction rapide et efficace ainsi que l'adaptation des stratégies selon les besoins opérationnels;
• Fournir des mises à jour continues et structurées à la direction générale sur les initiatives en cours dans les différents services, en s'assurant que toutes les parties prenantes sont bien alignées. Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son·sa supérieur·e;
• Agir en tant que soutien dans les relations d’affaires avec les provinces;
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son·sa supérieur·e.

EXIGENCES

• Minimum 3 à 5 années d'expérience dans un poste similaire
• DEC ou Bac en administration ou en bureautique
• Expérience en traduction, un atout
• Bilinguisme oral et écrit (français et anglais) afin de pouvoir communiquer avec les différents intervenants francophones et anglophones
• Excellente grammaire française et anglaise à la rédaction afin de pouvoir réaliser des traductions de documentation pour notre patientèle anglophone
• Excellente maitrise d'Excel et des autres fonctionnalités de la suite Microsoft Office
• Aptitude en service client et en communication

QUALITÉS REQUISES

• Aptitude à traiter des informations sensibles et confidentielles avec le plus haut niveau de discrétion.
• Capacité à s'adapter à des priorités changeantes et à travailler dans un environnement dynamique.
• Esprit d'initiative pour anticiper les besoins de la direction et agir de manière indépendante lorsque c'est nécessaire.
• Faire preuve de professionnalisme, avoir un bon jugement, le sens de l’organisation et de la rigueur.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant la qualité du travail et en respectant les délais.
• Capacité avérée à gérer des tâches multiples avec efficacité et attention aux détails.
• Faire preuve de discrétion, de tact et de professionnalisme, et maintenir la confidentialité des informations sensibles et stratégiques.