Administration médicale / Coordinateur(trice) de chirurgie (Chirurgie Orthopédique) - Temps plein

Le centre de chirurgie Westmount Square est une clinique privée située au centre-ville avec un accès direct au métro Atwater. Elle est dotée de 2 blocs opératoires et d'une salle de réveil pouvant accueillir jusqu’à 9 patients. 

Ayant à coeur d’offrir des services de santé humains et de qualité, la clinique se positionne comme chef de file des blocs opératoires privés au Québec, tant par la variété des chirurgies offertes (bariatrie, orthopédie, général, neurologie, etc) que par l’excellence des soins prodigués.  Dû au vif succès de la clinique, notre activité a triplé dans la dernière année, et nous sommes activement à la recherche de nouveaux talents partageant nos valeurs pour rejoindre l’équipe. 

Description du poste :

Le(la) Coordinateur(trice) de chirurgie est responsable de la coordination des chirurgies du secteur assigné Orthopédie et relève directement du chef d’équipe du département Orthopédie.

Le titulaire du poste assure la coordination administrative et opérationnelle des trajectoires chirurgicales des patients. Il(elle) agit comme personne ressource entre les patients, les chirurgiens, les cliniques externes et les différentes équipes internes afin d’assurer une planification efficace, un suivi rigoureux des interventions chirurgicales ainsi qu’un accompagnement optimal des patients dans leurs démarches préopératoires.

Il(elle) veille au respect des échéanciers, des protocoles et des standards de qualité du WSSC.

Missions principales

1. Coordination des chirurgies

• Assurer la cédulation des chirurgies des patients.
• Assurer un suivi rigoureux de la cédulation avec les chirurgiens, les cliniques externes et le supérieur immédiat.
• Organiser et optimiser les journées opératoires selon les disponibilités et les priorités cliniques.

2. Accompagnement des patients

• Accompagner les patients dans leurs démarches préopératoires.
• Communiquer de manière claire et efficace les informations pertinentes aux patients.
• Assurer une expérience patient professionnelle, humaine et rassurante tout au long du processus chirurgical.

3. Activités et tâches

• Réceptionner et traiter les requêtes opératoires.
• Établir et transmettre les requêtes préopératoires.
• Communiquer les programmes opératoires aux chirurgiens, cliniques externes et différents départements concernés.
• Assurer le suivi administratif des dossiers chirurgicaux.
• Documenter l’ensemble du processus de cédulation conformément aux procédures établies.

4. Collaboration et communication

• Collaborer avec l’ensemble de l’équipe administrative.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de nursing en préadmission et soins post-opératoires.
• Maintenir des communications efficaces avec les chirurgiens, les patients et les cliniques externes.
• Favoriser un climat de collaboration et de professionnalisme au sein de l’équipe.

A. Exigences et qualifications

• Expérience pertinente en coordination, cédulation médicale ou milieu clinique.
• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office et aisance avec les outils informatiques.
• Expérience en gestion d’appels et service à la clientèle.
• Connaissance du logiciel de gestion de patients Myle (un atout).
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, afin d’assurer les communications avec une clientèle locale et internationale.
• Expérience en milieu chirurgical ou médical (atout important).

B. Compétences recherchées

• Écoute et empathie.
• Entraide et esprit d’équipe.
• Bon sens et logique organisationnelle.
• Esprit critique constructif.
• Jugement professionnel impartial et objectif.
• Excellentes habiletés communicationnelles et relationnelles.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.

C. Critères de performance

• Qualité du service offert aux patients.
• Feedbacks des patients et des membres de l’équipe.
• Qualité des communications et des suivis effectués.
• Ponctualité et présence au travail.
• Taux de conversion et efficacité de la cédulation des chirurgies.
• Respect des délais et des procédures établies.

D, Objectifs du poste

• Améliorer le rendement et les processus de cédulation des chirurgies.
• Offrir aux patients une expérience professionnelle, humaine et concurrentielle.
• Contribuer à l’organisation de journées opératoires optimales et efficaces.
• Participer à l’évolution de l’équipe dans un environnement de travail sain, collaboratif et motivant.

E. Conditions et lieu de travail

• 22$ à 25$ par heure selon experience
• Poste à temps plein – 40 heures par semaine.
• Pauses payés
• Mode de travail hybride. 1 à 2 jours télétravail selon l'activité
• Lieu de travail principal : Bureaux 801.

F. Avantages

• Horaire flexible
• Mode de travail hybride / télétravail
• 3 semaines de vacances annuelles
• Assurance collective médicale
• Revalorisation salariale annuelle
• Programme d’aide aux frais de transport en commun
• Environnement de travail professionnel, humain et collaboratif
• Équipe dynamique et environnement en croissance