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Secrétaire exécutive

Urgences-santé en bref c’est: 1500 employés, 1 000 paramédics, 270 000 interventions par année, 390 000 appels par année, 1 centre de communication santé, 3 centres opérationnels, 1 centre de formation et 1 quartier général qui dessert, 18 centres hospitaliers, 1 aéroport international, 1 métro et 2,5 millions d’habitants sur les territoires de Montréal et Laval. Joindre Urgences-santé c’est joindre une organisation mobilisée, centrée sur la qualité, la sécurité et l’innovation et c’est aussi faire partie de l’une des plus grandes organisations préhospitalières d’urgence qui traite plus de 40 % de tous les appels d’urgence du Québec.

Sommaire de l'emploi

Relevant du directeur des communications, la personne titulaire du poste soutien son supérieur immédiat dans les fonctions administratives et exerce les tâches de secrétaire exécutive pour la direction. Elle effectue l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, assume de façon autonome des responsabilités de contrôle qualitatif des travaux à caractère administratif, bureautique et de secrétariat. Elle collabore aux dossiers de sa direction en assurant les suivis requis pour différents dossiers et projets et fournit réponse à certaines questions ou demandes de renseignements de sa compétence. Elle peut être appelée à appuyer les besoins administratifs et de secrétariat des autres directions sur demande.

Tâches et responsabilités

Voir à l'organisation du travail général de secrétariat de sa direction ;
Tenir à jour et gérer l’agenda de son supérieur immédiat, fixer les rendez-vous et en assurer les suivis ;
Produire la revue de presse quotidiennement ;
Organiser les rencontres de son supérieur immédiat, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, les projets d’ordre du jour et les comptes rendus, si requis;
Faire la vérification des présentations avant les rencontres et en assurer le cheminement aux personnes concernées ; Effectuer la transcription et la mise en forme de tout type de documents, surtout des communications internes et externes et s’assurer de leur diffusion, le cas échéant ;
Rédiger ou produire tout type de document à partir de notes ou d’idées maîtresses reliées à sa direction, les corriger et s’assurer de leur diffusion, le cas échéant ;
Assurer la mise à jour des dossiers, notamment le plan d'action de la direction, les politiques émises par la direction et toute autre documentation corporative sur demande ;
Collaborer avec son supérieur immédiat dans la planification des sujets et des dossiers de la direction à présenter aux divers comités du cycle de gestion, dont ceux de la direction générale, et en assurer les suivis nécessaires ;
Collaborer avec le personnel de la direction dans la gestion administrative et dans différents aspects des dossiers notamment la production des indicateurs, des divers rapports, des fiches administratives, ou tout autre document, dont les communications internes et externes ;
Agir à titre de référence en recherchant ou fournissant des données requises, en répondant aux demandes d’informations et en référant les personnes aux bonnes ressources de la direction, au besoin ;
Effectuer divers suivis sur des dossiers ou projets tels que voir au respect des échéanciers prévus, coordonner différents aspects des dossiers ou faire les rappels requis aux personnes concernées ;
Assurer un soutien administratif et technique aux membres de sa direction ;
Recevoir les appels téléphoniques de sa direction, fournir les renseignements usuels, prendre les messages et les transmettre ;
Traiter la correspondance de la direction et l’acheminer aux personnes concernées ;
Traiter les questions reçues dans la boîte de courriel corporative « Info » et la boîte de la Direction des communications ; Vérifier la conformité des acquisitions faites par les gestionnaires et autres employés de la direction ;
Assurer l’approvisionnement et la distribution de pièces d’uniforme (épaulettes, porte-nom et insignes) en respectant les politiques en place ;
Faire produire des trophées et autres items de reconnaissance auprès des fournisseurs ;
Soutenir les conseillers en communication dans l’organisation des événements corporatifs ;
Accueillir les visiteurs et, au besoin, les référer aux services appropriés ;
Mettre à jour les différents modèles de documents corporatifs ;
Soutenir Urgences-santé dans ces obligations à l’égard de la Charte de la langue française et autres obligations découlant de l’Office de la langue française ;
Planifier les horaires des porte-parole et des gardes des conseillers en communication ;
Recevoir et traiter les appels de la ligne média, à l’occasion ;
Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Pré-requis

Formation
Diplôme d’étude professionnelle (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation ou tout autre formation en secrétariat jugé équivalente.

Expérience professionnelle
Expérience minimale de cinq (5) ans dans un poste administratif de niveau supérieur ou en tant que secrétaire de direction.
Expérience en communications (un atout).
Posséder une connaissance des services préhospitaliers d’urgence et/ou du réseau de la santé et des services sociaux (un atout);

Compétences personnelles et professionnelles
Excellente maîtrise de la langue française et anglaise à l'oral et à l'écrit, notamment une habileté à composer des textes à partir d’idées maitresses et à rédiger des comptes rendus de réunions;
Sens de l’organisation et de la minutie (multitâches) ;
Entregent et diplomatie ;
Discernement et gestion des priorités ;
Sens poussé de l’éthique et de la confidentialité ;
Capacité d’analyse, jugement et leadership ;
Capacité de coordination ;
Rigueur et autonomie;
Capacité d’anticipation et de travailler en équipe ;
Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers ;
Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress ;
Excellente approche client.

Conditions de travail et rémunérations

Horaire de travail de 35 heures par semaine;
Télétravail / mode hybride;
Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
Régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire;
13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année;
20 jours de vacances après un an travaillé;
Programme d’aide aux employés et à leur famille

Rémunération : 41 712,69 $ à 62 550, 78 $ selon l’expérience.

Secrétaire exécutive

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