Sommaire de la fonction

Personne qui assume les responsabilités de gestion des données cliniques requises pour le maintien des activités de thérapie cellulaire. Elle assume la recherche, l’analyse, la saisie et le traitement des données cliniques des patients de thérapie cellulaire demandées par les organismes accréditeurs et réglementaires. Ces données doivent être saisies et transmises en utilisant la langue des organismes accréditeurs, soit l’anglais. Elle collabore avec l'équipe de la qualité, les hématologues, les coordonnatrices de thérapie cellulaire, ainsi qu’avec tout intervenant de la trajectoire de soins.

Fonctions spécifiques à l’organisation du service

• Participe au développement de mandats spécifiques ou à l’amélioration continue des processus et procédures de travail du service de registre des données et des accréditations en cancérologie;
• Participe à la rédaction, à l’élaboration ou la révision de procédures reliées à ses fonctions;
• Participe à tout projet d’amélioration continue dans le programme de thérapie cellulaire pour lequel son expertise est requise;
• Participe à toute révision de formulaires GDE du programme de thérapie cellulaire pour lequel son expertise est requise.

Fonctions spécifiques à la gestion du dossier de l’usager

• Agit à titre de personne ressource pour tout professionnel, médecin et gestionnaire de la Direction adjointe de cancérologie, en ce qui a trait à la gestion des données cliniques, les indicateurs du programme de greffe et thérapie cellulaire, et en matière de gestion de dossiers des usagers;
• Identifie et documente les problématiques en lien avec le dossier usager, identifie des solutions et assure le suivi auprès de son supérieur immédiat;
• Remplit des rapports d’accidents-incidents si requis;
• Procède à des validations en temps réel de la complétion et signature des documents critiques et relance le personnel identifié jusqu’à complétion du document, selon la procédure de travail;
• Remplit une requête Octopus si une modification doit être apportée au dossier informatisé, et suit la requête jusqu’à sa complétion.

Fonctions spécifiques à l’analyse, saisie, la transmission et le traitement des données

• Analyse des dossiers informatisés pour identifier les données cliniques demandées par les différents organismes accréditeurs et régulateurs en respectant les ressources didactiques en ligne;
• Code spécifiquement les données reliées aux cancers le stade clinique et pathologique les traitements antinéoplasiques en lien avec les hospitalisations et les activités en clinique externe ou en clinique privée;
• Établit et met en pratique des méthodes de suivi des patients;
• Saisie les données reliées aux activités de thérapies cellulaires et aux activités de diagnostics et traitements des cancers solides dans les différents systèmes d’information requis;
• Traite les données pour produire les indicateurs et statistiques requis annuellement pour le programme de greffe et thérapie cellulaire, ainsi que pour toute demande ponctuelle des équipes médicales, des gestionnaires ou de tout autre intervenant;
• Participe à l’amélioration continue de la saisie de données cliniques dans le dossier informatisé afin d’augmenter la qualité des dossiers et notre conformité aux normes;
• Remplit les formulaires requis pour le maintien des accréditations FACT et CIBMTR, ainsi que pour le maintien de notre homologation de centre transplanteur par Héma-Québec;
• Transmet les formulaires demandés par le CIBMTR dans les délais établis par cet organisme accréditeur;
• Complète et transmet les suivis demandés par Héma-Québec dans délais établis par cet organisme réglementaire;
• Complète les onglets pertinents dans SARDO selon les sièges et les sites de cancer;
• Complète et transmet tout autre suivi demandé par tout autre organisme, comme l’EBMT;
• Participe aux différents projets de saisie et transmission de données du Registre québécois du cancer;
• Utilise la plateforme web Service Now pour poser toute question sur le codage et la transmission de données reliée au CIBMTR, ceci en langue anglaise;
• Participe au processus entier de la gestion de l’information, à son amélioration continue et intègre ainsi des valeurs de collaboration dans le but de rendre l’information disponible de la bonne façon.
   

Fonctions spécifiques à la qualité et conformité des données

• Respecte les indications du manuel du CIBMTR et de tout autre ressource didactique afin d’identifier les données les plus précises possibles, pour assurer une conformité de transmission de 97% requise par le CIBMTR;
• Applique et respecte les prescriptions et les règles provenant des cadres normatifs;
• Adapte son analyse en fonction nouvelles versions des ressources didactiques et développe des procédures et outils d’aide à l’analyse des données;
• Présente des indicateurs et statistiques au comité de qualité du programme de greffe et thérapie cellulaire;
• Effectue des audits internes de conformité de complétion des formulaires du CIBMTR;
• Reçoit la rétroaction par rapport aux résultats des audits de ses propres formulaires transmis et ajuste son analyse des dossiers en fonction de cette rétroaction;
• Participe à l’établissement et à la vigie des mécanismes de contrôle de la qualité pour le registre de greffe et thérapie cellulaire;
• Participe à des activités de formation professionnelle continue afin d’assurer un maintien à jour de ses connaissance et compétences, à un nombre d’heures équivalent à au moins le minimum requis par les normes de la FACT;
• Identifie l’information manquante au dossier usager nécessaire à la conformité des dossiers demandée par le CIBMTR, fait le lien avec son supérieur immédiat et avec l’équipe médicale;
• Participe aux validations du Registre québécois du cancer afin de valider la qualité des données du registre solide.

Fonctions spécifiques au pilotage des systèmes

• Arrime les problématiques quant à l’utilisation de SARDO avec la chef d’équipe des registraires du registre local de cancer;
• Effectue des demandes spécifiques à la thérapie cellulaire à la chef d’équipe.

Fonctions spécifiques à la formation aux intervenants

• Forme tout nouveau registraire sur les notions médicales et cliniques de diagnostics et traitements des cancer, incluant la thérapie cellulaire nécessaires à l’analyse des dossiers, sur les organismes accréditeurs, les ressources didactiques, les outils informatiques, les délais de transmission requis et toute autre notion pertinente aux fonctions;
• Afin d’améliorer la qualité de la base de données, agit à titre de personne ressource pour les intervenants de cancérologie quant à :
  • L’utilisation des systèmes informatiques reliés au registre local de cancer;
  • La compréhension uniforme des concepts de tenue des dossiers.

Fonctions spécifiques en lien avec les études, recherches et audits

Produit, interprète et rédige des indicateurs et statistiques selon les demandes pour des fins de recherche et d'évaluation de l'acte médical.

Autres fonctions

• Participe, à la demande de son supérieur immédiat, aux différents comités et réunions d’équipes reliés à ses fonctions;
• À partir des données oncologiques locales (clientèle externe ou hospitalisée), fournit des données complètes, fiables et dans un délai rapide aux intervenants de la cancérologie qui en font la demande (par exemple, certains délais comme entre la biopsie du sein et une mastectomie, ou encore une chirurgie et un premier traitement de chimiothérapie, ainsi que le nombre d’incidence de cancer);
• Participe aux activités d’orientation des nouveaux employés et des stagiaires;
• Établit et maintien les communications requises avec les collègues, tous les intervenants de la trajectoire de soins de thérapie cellulaire lorsque requis, les services de l’établissement ou différents organismes, compte tenu de ses fonctions;
• Informe son supérieur de tout manquement aux lois, codes, normes, politiques, procédures et règlements;
• Participe aux inspections des différentes accréditations pour répondre aux questions relatives à la transmission de données et supporter l’équipe dans la recherche d’information dans le dossier informatisé;
• Maintient un registre local de cancer à jour avec des informations fiables et exhaustives en oncologie, afin de permettre au Registre Québécois du cancer d’exercer la surveillance, la planification, l’évaluation et la recherche;
• Établit et assure la vigie des mécanismes de contrôle de la qualité pour le registre local de cancer;
• Si requis, participe à des communautés de pratique nationales et internationales;

• Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.  

  
   

• Alterne entre la saisie des données liées au registre de thérapie cellulaire et le registre québécois du cancer;
• Produit une liste de thérapie cellulaire à jour selon les procédures internes et les délais requis;
• Produit un registre de sorties d’aplasie tardives à jour selon les procédures internes et les délais requis;
• Identifie les nouveaux cas de cancer solides éligibles/admissibles et les nouveaux cas de thérapie cellulaire à inclure dans les registres;
• Coordonne la complétion de tout formulaire CIBMTR à être complété par un partenaire externe;
• Participe et présente tout élément pertinent au comité de qualité de thérapie cellulaire et les comités des tumeurs des sites qui lui sont attribués;
• Analyse et met en code les différents éléments du dossier selon la classification internationale des maladies en oncologie (ICD-O-3), le cadre normatif du RQC, le guide de codage et de saisie du RQC, le STORE (STandards for Oncology Registry Entry), les RTS (Règles de tumeurs solides), le manuel des grades, le manuel des VSS (Variables Spécifiques au Site tumoral), le manuel de codage des cancers hématologiques et la database en ligne pour les cancers hématologiques;
• Code avec précision la date du diagnostic du cancer, soit la première manifestation suspecte de cancer;
• Met en code le statut de la maladie selon les classifications reconnues : AJCC (American Joint Committee on Cancer) et SEER (Surveillance Epidemiology Ends Résults);
• Attribue le stade au cancer en prenant compte de l'étendue de la maladie et ce, selon les classifications internationales reconnues;
• Enregistre les procédures et techniques diagnostiques, les traitements et leurs dates, les classes de cas, la méthode et la confirmation du diagnostic, les grades clinique et pathologique, le lieu du diagnostic, les récidives/progressions, les statuts de la maladie ainsi que toutes les autres informations nécessaires selon les règles établies pour les registres des tumeurs;
• Établit la trajectoire des services et le suivi du cheminement de l'usager tout au long du continuum de soins et fait le suivi à vie des patients;
• Participe à des activités de formation professionnelle continue afin d’assurer un maintien à jour de ses connaissance et compétences;
• Collabore avec les équipes de la cancérologie et participe à l’évolution du programme;
• Participe à des communautés de pratique nationale;
• Exécute ses tâches selon un ordre jugé prioritaire;
• Démontre une excellente compréhension et communication écrite de l’anglais.
• Habileté à chercher des informations dans le :
  • ICD-O-3
  • Cadre normatif du RQC
  • Guide de codage et de saisie du RQC
  • STORE (STandards for Oncology Registry Entry)
  • RTS (Règles de tumeurs solides)
  • Manuel des grades
  • Manuel des VSS (Variables Spécifiques au Site tumoral)
  • Manuel de codage des cancers hématologiques et de la database en ligne pour les cancers hématologiques.
  • Manuel du CIBMTR
  • Doit faire preuve d’une grande autonomie pour être efficient en contexte de télétravail.
     

Qualifications

Pour postuler :

Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature (lettre d’intention, Curriculum Vitae et copie de diplôme) en ligne, en cliquant sur « Postuler ».

Vous souhaitez en savoir plus? Vous avez des questions? Communiquez avec madame Sintia Dorsainvil à l'adresse courriel suivante :sdorsainvil.hmr@ssss.gouv.qc.ca

Veuillez noter que la majorité des communications se feront par courriel. Il est important de porter une attention particulière aux courriels "Ressources Humaines" qui risquent de se retrouver dans la section " courrier indésirable ou Spam" par erreur.

Veuillez noter que les candidatures doivent obligatoirement être soumises en ligne pendant la période d’affichage du poste; toute candidature envoyée par courriel au recruteur ne sera pas considérée. Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature; toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue ou une évaluation des connaissances seront contactées.  

Programme d'égalité en emploi :

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous saurions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.  

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.